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Dolibarr e il GDPR: un aiuto ad essere compliance

16 Agosto 2018

Dal 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Tralasciando tutti gli adempimenti che comporta il nuovo regolamento (ne hanno già parlato in tanti), di seguito viene presentato un modulo esterno di Dolibarr che aiuterà le aziende ad applicare alcune delle misure necessarie ai software ERP/CRM.

Il modulo si chiama GDPR 3.9 – 7.0 e viene rilasciato all’interno dello Store ufficiale di Dolibarr dall’azienda Inovea Conseil (vai al Dolistore).
La community italiana ha contribuito allo sviluppo del modulo fornendo la traduzione in lingua italiana e proponendo alcune funzionalità che sono state inserite nella versione 2.0, rilasciata a fine luglio.

Il modulo GDPR consente di:
1- registrare il consenso (o il rifiuto) dei propri clienti / fornitori / contatti alla registrazione e alla raccolta dei dati personali
2- gestire il diritto all’oblio dei propri clienti / fornitori / contatti tramite un’apposita procedura
3- esportare i dati personali dei clienti / fornitori / contatti attraverso una procedura dedicata rispondente la nuova normativa

Infine, aggiunge le funzionalità necessarie al tuo Dolibarr per soddisfare i requisiti del GDPR (diritto di opposizione, diritto all’oblio, portabilità, durata, …).

CAMPI AGGIUNTIVI SCHEDA SOGGETTO TERZO / CONTATTO:

Il modulo aggiunge alcuni campi specifici alla scheda clienti / fornitori e contatti, tramite il sistema degli Extrafields. Tali campi vengono utilizzati per memorizzare le informazioni di consenso o rifiuto al trattamento dei dati.

INVIO MAIL DI RICHIESTA CONSENSO AL TRATTAMENTO:

A partire dalla scheda del soggetto terzo è possibile inviare una comunicazione via mail ai propri clienti / fornitori / contatti, dove richiedere il consenso al trattamento dei dati. Il testo della mail è configurabile dalle pagine di configurazione del modulo e il destinatario della comunicazione potrà indicare il proprio consenso o rifiuto tramite 2 appositi bottoni presenti all’interno della mail. Il vostro Dolibarr registrerà il consenso / rifiuto espresso dal cliente / fornitore e memorizzerà la data della risposta. In questo modo, sarà semplice dimostrare quando e tramite quale mezzo i vostri clienti / fornitori vi hanno fornito il consenso al trattamento dei loro dati personali.

Nell’immagine sottostante il form per la compilazione della mail da inviare ai propri clienti / fornitori.

Tale richiesta può essere eseguita manualmente per ogni soggetto terzo del sistema, oppure in maniera automatica configurando una specifica routine che quotidianamente invia la comunicazione di richiesta consenso a coloro che ancora non l’hanno ricevuta (tramite il modulo Cron Job di Dolibarr).

GESTIONE DEL DIRITTO ALL’OBLIO

Tramite una procedura dedicata, il modulo GDPR permette di gestire la durata di conservazione dei dati all’interno del sistema. In una delle pagine di configurazione del modulo, infatti, è possibile indicare la durata di conservazione dei dati di ogni tipologia di soggetto terzo del gestionale (cliente, fornitore, potenziale cliente, contatti e membro).

In base alla durata indicata, una “routine” che viene eseguita ogni giorno controlla eventuali dati del sistema che non soddisfano più i requisiti di conservazione e procede con l’eliminazione dei dati. (N.B. Tale routine deve essere opportunamente configurata sul server che ospita il gestionale tramite Cron Job).

How To: azzerare i contatori delle fatture ad inizio anno

3 Gennaio 2018

All’inizio dell’anno contabile (generalmente gennaio) le aziende che hanno scritture contabili devono far ripartire i contatori dei propri documenti dal numero 1. Per questo motivo, questo tutorial è dedicato all’illustrazione di una operazione molto importante che vi permetterà di far ripartire i contatori di tutti i vostri documenti, dalle fatture attive a quelle passive, dai preventivi agli ordini clienti, dalle spedizioni agli ordini fornitori.

La funzionalità viene illustrata per il modulo fatture ed è la medesima per ogni altro modulo del gestionale.

Dal menù principale premere: HOME –> IMPOSTAZIONI –> MODULI (menù visibile solo agli amministratori del sistema)

La pagina mostra l’elenco dei moduli presenti e scegliamo il modulo fatture.
Sono presenti 2 modalità di numerazione:

Automatica (“terre”, “mars”): assegnata dal sistema e non personalizzabile
Manuale (mercure): personalizzata dall’amministratore del sistema

Selezioniamo “mercure” e portiamo il mouse sull’icona con il punto interrogativo che mostrerà il seguente testo di spiegazione:

Puoi inserire uno schema di numerazione. In questo schema, possono essere utilizzati i seguenti tag:

{000000} Corrisponde a un numero che sarà incrementato ad ogni aggiunta di Fattura. Inserisci il numero di zeri equivalente alla lunghezza desiderata per il contatore. Verranno aggiunti zeri a sinistra fino alla lunghezza impostata per il contatore.

{000000+000} Come il precedente, ma con un offset corrispondente al numero a destra del segno + che viene applicato al primo inserimento Fattura.

{000000@x} Come sopra, ma il contatore viene reimpostato a zero quando si raggiunge il mese x (x compreso tra 1 e 12). Se viene utilizzata questa opzione diventa obbligatorio inserire anche la sequenza {yy}{mm} o {yyyy}{mm}.

{dd} giorno (da 01 a 31).

{mm} mese (da 01 a 12).

{yy} , {yyyy} o {y} anno con 2, 4 o 1 cifra.

{cccc}il codice cliente di n caratteri

{cccc000} il codice cliente di n caratteri è seguito da un contatore dedicato per cliente. Questo contatore dedicato per i clienti è azzerato allo stesso tempo di quello globale.

{tttt} Il codice di terze parti composto da n caratteri (vedi menu Home – Impostazioni – dizionario – tipi di terze parti). Se aggiungi questa etichetta, il contatore sarà diverso per ogni tipo di terze parti.
Tutti gli altri caratteri nello schema rimarranno inalterati. Gli spazi non sono ammessi.

Esempi della 99° fattura di giugno 2018:
– ABC{yy}{mm}-{000000} diventerà ABC1806-000099
– FA{yy}{mm}-{000000@1} diventerà FA1806-000099 e dal giorno 01 gennaio la numerazione inizierà dal valore 000001 automaticamente

– {0000+100@1}-ZZZ/{dd}/XXX diventerà 0199-ZZZ/31/XXX

How To: gestire le traduzioni all’interno del gestionale

9 Ottobre 2017

Dolibarr ERP/CRM è un gestionale Multilingua utilizzato nella maggior parte dei paese Europei e in tanti paesi dell’America latina. Sono ormai diversi anni che viene rilasciato includendo circa 50 differenti lingue, con la possibilità per ogni utente del sistema di selezionare la lingua desiderata.

Come sappiamo, lo strumento utilizzato dalla community di sviluppo per la gestione multilingua del sistema è Transifex. Tutti gli utenti hanno la possibilità di contribuire alle traduzioni semplicemente richiedendo l’accesso come traduttori.
Per saperne di più: https://www.transifex.com/dolibarr-association/dolibarr/

Talvolta, però risulta necessario effettuare traduzioni direttamente all’interno della propria istanza di Dolibarr ERP/CRM.
A partire dalla versione 5.0, Dolibarr ERP/CRM include tutte le funzionalità per gestire direttamente dalla parte di amministrazione del gestionale le traduzioni delle parti mancanti oppure la modifica delle traduzioni già esistenti.

Dal menù principale premere: HOME –> IMPOSTAZIONI –> TRADUZIONE (menù visibile solo agli amministratori del sistema)

La pagina mostra le traduzioni interne al sistema che sono già stata inserite e che sovrascrivono le traduzioni originali del gestionale.

Per effettuare la traduzione di una singola stringa è necessario premere sull’etichetta “Cerca una chiave o una stringa di testo”. A questo punto verrà mostrata un’altra pagina con l’elenco completo di tutte le chiavi/traduzioni già inserite nel gestionale. Per procedere con la traduzione di una singola stringa, dobbiamo prima individuare la chiave (Key) che la identifica univocamente.

Supponiamo di volere tradurre la stringa “Down payment invoice” (attenzione alle maiuscole). Prima di tutto la cerchiamo sotto il menù di ricerca “Stringa di testo corrente” e una volta individuata ci annotiamo le relative “key” che utilizzeremo per la traduzione, ossia “InvoiceDeposit” e “InvoiceDepositAsk”.

A questo punto, torniamo nella pagina precedente premendo sull’etichetta “Sovrascrivi una stringa di testo” e inseriamo la traduzione come mostra la seguente immagine.

Modulo per la Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

19 Settembre 2017

Introduzione

La fatturazione elettronica è un sistema digitale utilizzato per l’emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Il formato in cui le fatture elettroniche vengono prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale specifico denominato XML (eXtensible Markup Language) realizzato secondo gli standard tecnici definiti da Sogei il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile.
Questa tipologia di fattura è l’unica accettata dagli enti della Pubblica Amministrazione che, secondo le disposizioni di legge, sono tenuti ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

Gli attori coinvolti nella trasmissione del file XML, quindi, sono diversi:

il fornitore o il suo intermediario
il Sistema di Interscambio nazionale (SdI)
la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura.

Il modulo Fattura Elettronica Business ITA

Il modulo Fattura Elettronica Business ITA è stato realizzato appositamente per poter creare il file XML per la fatturazione elettronica da inviare alla PA. Dopo la sua generazione all’interno di Dolibarr ERP&CRM, il file XML deve essere scaricato, firmato digitalmente, inviato al sistema di interscambio ed, infine, conservato.

Configurazione del modulo

Prima di poter generare i files XML è necessario configurare il modulo nell’apposita area delle impostazioni dei moduli di Dolibarr.

La prima configurazione permette di impostare la numerazione da attribuire alle fatture elettroniche. È, infatti, possibile assegnare una propria numerazione (Ironman, Thor) oppure fare in modo che la numerazione delle fatture XML prosegua la normale numerazione del modulo fatture (Standard modulo Fatture).

Le opzioni principali permettono di impostare quali funzionalità del modulo utilizzare, dal momento che il modulo permette anche di integrare all’interno del gestionale il piano dei conti e le unità produttive.

L’opzione “Mostra errori avanzati” può essere impostata con il valore “NO”, ma risulta molto importante nel momento in cui la generazione dell’XML fallisce. Quando questa opzione è attiva, infatti, durante la generazione del file XML vengono mostrati a video errori maggiormente dettagliati, così da permettere l’individuazione dei dati errati (o mancanti) in maniera più rapida.

L’ultima parte delle configurazioni, propone le impostazione specifiche per la fattura elettronica e dipendono dal tipo di azienda che sta utilizzando il gestionale.

Regime Fiscale: indica il regime fiscale dell’azienda
Socio Unico: nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata, questo campo deve essere valorizzato per indicare se vi è un socio unico (SU) oppure se vi sono più soci (SM)
Stato Liquidazione: indica se la società si trova in stato di liquidazione (LS) oppure no (LN)

Scheda Soggetto terzo

Per poter generare una fattura elettronica intestata ad uno specifico cliente, è necessario che nella scheda del soggetto terzo siano valorizzati i campi aggiuntivi specifici del modulo, ossia:

Attivare la generazione del file XML: Sì
Codice univoco ufficio: questo codice univoco alfanumerico deve essere fornito direttamente dall’ufficio della PA destinatario della fattura. Per ricercare il codice univoco visitare il sito http://indicepa.gov.it ed effettuare una ricerca con i dati anagrafici in possesso.

La compilazione di questi 2 campi, permette al sistema (in maniera trasparente all’operatore) di:

aggiungere i campi in testata e in riga di fattura per completare la fattura elettronica
generare il file XML alla convalida della fattura in Dolibarr

Inoltre, devono essere sempre compilati i seguenti campi del cliente:

Ragione Sociale
Stato
Indirizzo
CAP
Provincia
Codice Fiscale
N° Partita IVA

Compilazione della fattura

La procedura di creazione di una fattura elettronica è la medesima di una fattura standard. Dolibarr, infatti, tramite il modulo aggiuntivo provvederà ad eseguire i vari controlli e a generare il file XML alla convalida della fattura. Nel caso in cui i dati inseriti in fattura non siano corretti, il sistema provvederà a restituire l’errore specifico relativo al campo contenente il dato non corretto.

Dopo la convalida della fattura, verrà assegnato ad essa il relativo numero progressivo in base alle configurazioni impostate nel modulo e sarà possibile visualizzare in formato PDF con foglio di stile del Sistema di Interscambio la relativa fattura elettronica.

Riferimenti

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm

Utenti esterni: come fornire l’accesso a Dolibarr ai nostri clienti

10 Marzo 2015

Talvolta vi è la necessità di concedere l’accesso al nostro Dolibarr ai singoli clienti così da offrirgli la possibilità e visualizzare i soli dati che lo riguardano.
In questo articolo, consideriamo anche di attribuire ad ogni utente esterno un proprio magazzino, considerandolo come un parco “macchine” in suo possesso.
Analizziamo i passaggi per la corretta configurazione dei permessi utenti e dei vari moduli.

1- CONFIGURAZIONE MODULO MAGAZZINO:
dalla pagina di configurazione del modulo Magazzino, attiviamo la voce “Creare automaticamente un magazzino alla creazione di un utente”

2- CREAZIONE NUOVO UTENTE ESTERNO LEGATO AL CLIENTE:
dalla scheda del singolo cliente aggiungiamo un nuovo contatto/indirizzo associato al cliente stesso

3- CREAZIONE ACCESSO A DOLIBARR DELL’UTENTE ESTERNO:
dalla scheda del contatto appena creato, premiamo sul bottone “Crea accesso a Dolibarr” e poi convalidiamo dopo aver inserito username e password

Dopo aver creato l’utente Dolibarr, automaticamente viene creato il magazzino di riferimento a lui collegato.

4- PERMESSI UTENTE ESTERNO
Nella pagina di configurazione delle autorizzazioni del nuovo utente appena creato, selezioniamo i soli permessi che desideriamo fornire all’utente esterno. I permessi di default sono di sola visualizzazione dei vari elementi e sono sufficienti.

5- SELEZIONE DEI MODULI DA MOSTRARE ALL’UTENTE ESTERNO
Esiste una costante globale che permette di decidere quali moduli mostrare all’utente esterno. La costante è denominata MAIN_MODULES_FOR_EXTERNAL e i valori di default sono i seguenti: facture, commande, contact, propal, projet, contrat, societe, ficheinter, expedition, agenda.

Per permettere all’utente di accedere al proprio magazzino aggiungiamo anche il valore “stock” (senza virgolette)